Immer wieder kommt es während eines Hilfeplangesprächs zu emotional aufgeladenen Gesprächssituationen. Pflegeeltern fühlen sich mit Erwartungen von Sozialarbeitern, Helfern, leiblichen Eltern und anderen Beteiligten konfrontiert, die sie als Zumutung empfinden, die sie nicht nachvollziehen können. Sie sind zu aufgewühlt - und oft auch zu wenig informiert -, um ihre Bedürfnisse klar formulieren zu können. Fachkräfte des Jugendamtes sind möglicherweise zu sehr in ihren Amtsalltag eingebunden, um die Bedürfnisse der Pflegeeltern zu begreifen. Das Gespräch endet dann in einer Sackgasse, in der sich niemand mehr versteht und sich niemand mehr wohlfühlt.

Hilfeplanverfahren sind Verfahren im Rahmen der jugendamtlichen Arbeit und unterliegen somit den Regeln der Verwaltungsarbeit, die im Sozialgesetzbuch X beschrieben sind. Demnach können Pflegeeltern zum Hilfeplangespräch - wie zu allen anderen Amtsterminen auch - eine Person ihres Vertrauens mitnehmen, einen sogenannten Beistand. Die gesetzliche Aussage darüber findet sich im § 13 des Sozialgesetzbuch X.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Beteiligung eines Beistandes am Hilfeplangespräch für alle Beteiligten hilfreich sein kann, eine klärende und sachliche Gesprächssituation zu schaffen. Die Beistandschaft ist eine Möglichkeit, Pflegeeltern die Unsicherheit vor einem Hilfeplangespräch zu nehmen und die Kommunikation zwischen allen Betroffenen zu verbessern. Dies zeigt auch die immer stärkere Akzeptanz der Beistandschaft in den Jugendämtern.