Da in den Akten des Jugendamtes über ein Pflegeverhältnises z.B. auch Daten über die Herkunftsfamilie stehen, greift in der Frage der Einsicht in die Akten natürlich im starken Maße der Datenschutz. Ein genaue rechtliche Klärung und Erläuterung erfolgte vom Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit in NRW.

Sie können dieses Mitteilung hier in Auszügen lesen. Der Link zum kompletten Papier ist unten angefügt.  

Datenschutz im Jugendamt

Mitteilung des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit in NRW vom Mai 2011

Die Akteneinsicht stellt datenschutzrechtlich eine Übermittlung oder Weitergabe personenbezogener Daten dar. Im Bereich der Datenverarbeitung eines Jugendamts kann es verschiedene Fallgestaltungen von Akteneinsicht geben. Die nachfolgende Darstellung ist nicht abschließend.

1. Innerhalb eines konkreten Verwaltungsverfahrens beim Jugendamt besteht für die betroffenen Kinder, die Jugendlichen und die jungen Erwachsenen, für die Eltern und Personensorgeberechtigten (gemeinsam oder allein) sowie die übrigen Beteiligten eines solchen Verfahrens ein Anspruch auf Akteneinsicht nach § 25 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X) Das Jugendamt hat Beteiligten Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten zu gestatten, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist (§ 25 Abs. 1 SGB X).

1.1 Der Anspruch auf Akteneinsicht ist allerdings eingeschränkt:

• Bis zum Abschluss des Verwaltungsverfahrens besteht kein Anspruch auf Einsicht in Entwürfe zu Entscheidungen sowie in Arbeiten zu ihrer unmittelbaren Vorbereitung (§ 25 Abs. 1 Satz 2 SGB X)

• Die Verpflichtung zur Gestattung der Akteneinsicht besteht nicht, soweit die Vorgänge wegen der berechtigten Interessen anderer Beteiligter oder dritter Personen geheim gehalten werden müssen (§ 25 Abs. 3 SGB X).

1.2 Für die Akteneinsicht selbst gelten bestimmte Verfahrensregelungen:

• Bei Akten mit Angaben über gesundheitliche Verhältnisse einer oder eines Beteiligten kann die Behörde den Inhalt der Akten der oder dem Beteiligten durch eine Ärztin oder einen Arzt vermitteln lassen (§ 25 Abs. 2 Satz 1 SGB X). Falls die Akteneinsicht der oder dem Beteiligten einen unverhältnismäßigen Nachteil, insbesondere an der Gesundheit, soll der Inhalt der Akten durch eine Ärztin oder einen Arzt vermittelt werden (§ 25 Abs. 2 Satz 2 SGB X).

• Soweit die Akten Angaben über gesundheitliche Verhältnisse eines Beteiligten enthalten, kann die Behörde statt dessen den Inhalt der Akten dem Beteiligten durch einen Arzt vermitteln lassen. Sie soll den Inhalt der Akten durch einen Arzt vermitteln lassen, soweit zu befürchten ist, dass die Akteneinsicht dem Beteiligten einen unverhältnismäßigen Nachteil, insbesondere an der Gesundheit, zufügen würde. (§ 25 Abs. 2 SGB X)

• In der Regel erfolgt die Akteneinsicht beim Jugendamt, das die Akten führt. Hiervon sind allerdings Ausnahmen möglich (§ 25 Abs. 4 Satz 2 SGB X).

• Soweit ein Anspruch auf Akteneinsicht besteht, können Beteiligte Auszüge oder Abschriften selbst erstellen oder sich Kopien von der Behörde – gegebenenfalls gegen angemessenes Entgelt – fertigen lassen.